On Conferencing when PhDing

Hi again,

Over the course of my PhD, and thanks to the Irish Research Council, I have attended a diverse range of conferences, workshops and symposiums in both UK and Ireland. In this post, I wanted to talk about my conferencing experience while pHding. As you know, attending conferences is a must when pursuing a PhD, regardless of the discipline. However, attending these very formal and at times very awkward meetings can be one of the biggest challenges for a PhD student. In my case, although I consider myself to be a confident and social person, I was definitely terrified when I attended my first conference. Something that I will explain below. You see, attending conferences involve different challenges and skills at once, plus the success or not success for networking and fitting in will also depend on a number of non-academic factors, such as your personality or your level of tiredness. I am the type of person that when faced with a challenge, I usually panic first and then look fear in the eyes and fully engage with those challenges more so to “get rid of them” than to improve as a person, although by facing them you are doing both. For the rest of the post, I will be talking about my own experience with conferences.

Admin & Other Non-Academic (Very) Important Stuff

The OCD in me has helped me a lot in this aspect of the PhD. Ahead of travelling for each conference, in fact sometimes months beforehand, I would check the exact location where the conference or event is going to take place and book accommodation and flights accordingly. However, this may not be as simple as it seems. You must consider double checking dates, names and specific distances between places. This may seem obvious but I once met someone that missed a conference because they had booked wrong dates. I also say “names”, because last year while travelling to the UK, there were two universities in the city where I was travelling to and I ended up in the wrong one, over 1 hour away with public transport to the place I had to go.  This was a disastrous trip. Not only I did not check the name of the University properly but also did not check reviews for the place I was staying. When you are attending conferences and away from home, something that is utterly important to me is to have a place where I feel more or less comfortable and near the university. This does not mean expensive. It means to work out your options and play around between the different sites you have available. I find booking.com great as most of the time you can pay on arrival and cancellation is free when cancelled in advance. Airbnb is another great option, however, the room/place has to be fully paid when booking it, and you have to be aware that most of the time the bathroom is shared or even just in a different building altogether (not a nice surprise when you get there!). These are my two main sites when looking for accommodation. Upon selecting a place then, I go to TripAdvisor to check the reviews. If most of them are good I would go for it, but it has a really bad one I will not, regardless of how cheap it is. I say this because I booked a place once, and it was one of the worst experiences I ever had: noisy as they were cleaning the rooms at night; dirty blankets and place overall; even insects in the bathroom – nightmare stuff. Needless to say, I complained and got my money back, but I will never forget.

My First Conference

My first conference was a big international conference in the UK. I was both excited and really, really scared, so much so that I felt I was going to get sick. Especially because most of the other attendants were people really high up there in the field and I felt like: why would they listen to me? Usual second year PhD student I guess. But I went for it: dressed the part and full on make-up and bright red or purple lipstick – bright colours give me a confidence boost! The first day was daunting, but after attending the conference dinner I found a group of other PhD students – not sure why but we always end up finding one another in these events! Also, always attend these dinners or lunches, they are usually a great opportunity to “break the ice” and people, in general, tend to be more relaxed and way easier to approach I think. Anyway, coming back to the conference, the next day I was presenting and I was very nervous. It was a big classroom and although the convenors were lovely and accommodating I did not fully feel I belonged there or even to that panel. In any case, I stood up after two other speakers and started my talk on Remedios Varo and in the midst of it all, the convenor interrupted me to give me the micro as seemingly they could not hear me… so that was ok I guess, however for me the most embarrassing moment is when someone from the attendees half-shouted “slow-down” while the convenor was fixing the microphone for me. Needless to say, I wanted to die. Thoughts in my head were going crazy, they were saying: “you see you should not be here, no one knows what you are saying, you don’t make any sense….”. But I said thank you and no problem and kept going. After all, although I had a horrible feeling, I said to myself: “what an amazing first learning experience. From now on I will slow down and raise my voice”.

To socialise or not-socialise? 

One of the biggest challenges when going to these places is getting to know people. For some it comes naturally: they arrive in a place and straight away know someone or chat away with everyone. For others, this is a real struggle. I guess being tired sometimes does not help. What I would say regarding this is: 1) Try and find out beforehand if you can who is going to be there; 2) Are they on twitter? If they are, try and find out what they are into academically speaking of course, and follow them so they notice you; if they are not on twitter find out where they work regardless and what are they writing about or previously published, if so. Knowing these things will really facilitate conversation. After the first day, people are so much relaxed and things get easier. Of course, you can always attend an event where people do not connect, or where there are a group of people that know each other making you feel a bit isolated. But usually and generally my experience is that other academics are very nice and that they are interested in other’s research. At the end of the day, we all started at the same place and then move to other things if we are lucky enough. There is no need to either feel less than someone because they have 50 publications, or the other way around: the fact that someone has 50 publications does not give him or her the right to be pretentious or arrogant. I once met an academic at a conference and she seemed very upset to be sharing the table with PhD students, in fact, when we asked her if she was also a student she seemed insulted and said: “NO! I am an established academic and I have published this, and this and that”. As a response to her attitude I decided to be extra nice to her and before she left she told me she just had a baby and was going through a very difficult moment in her life. We even hugged. So even the people that may not seem nice in the beginning can surprise you.

Live-Tweeting

Something that I started doing, partially inspired by the amazing Jade Boyd (@JadeEnNuevaYork) and Dr Katie Brown is live-tweeting. For those who may not be familiar with live-tweeting, basically is the action to send tweets at the same time you are attending someone speak or attending any event really. Some people do not like or agree with this at all because I guess they feel that by doing this we are not paying attention to the speaker.  I am not an expert at all, you can find more info here, but what I have noticed from live-tweeting personally is that it allows me to pay FULL attention to the speaker as I have to then get the right information I post about his/her research. It is also a way to promote other’s people research as well as allow those people not attending the conferences to follow what is happening live. As always there is no right or wrong way, but we must do whatever works for each of us.

Things to remember:

  1. Do Smile and breathe.

  2. Plan everything in advance.

  3. Double check place, names and distances.

  4. There are no mistakes, just learning experiences.

  5. If overwhelmed tell yourself that it’s ok, that you also deserve to be there, although some people may look at you as you should not. Usually, these people are unhappy and frustrated with their lives and jobs and you should only feel sorry for their unhappiness.

  6. Bring snacks and water with you in case presentations/talks take longer than you think. Nothing worst like being hungry or thirsty for hours.

  7. If presenting, send the PPT both to your email and the organiser’s email beforehand in case you forget or lose USB (this also happened to me!).

  8. Live-tweet if you feel comfortable with it and if helps you in any way.

If you want to share your own experiences with conferences I would be happy to read them. And remember: always be kind to you and others.

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Hola, 

En el transcurso de mi doctorado, y gracias al Irish Research Council, he asistido a una amplia gama de conferencias, talleres y simposios en el Reino Unido e Irlanda. En este post, quería hablar acerca de mi experiencia en conferencias. Como sabéis asistir a conferencias es imprescindible cuando se cursa un doctorado, independientemente de la disciplina. Sin embargo, asistir a estas reuniones muy formales y a veces muy incómodas puede ser uno de los mayores desafíos para un estudiante de doctorado. En mi caso, aunque me considero una persona segura y sociable, definitivamente me aterroricé cuando asistí a mi primera conferencia – algo que explicaré a continuación. Asistir a conferencias implica diferentes desafíos y habilidades a la vez, su éxito o no también dependerá de una serie de factores no académicos, como tu personalidad o tu nivel de cansancio. Soy el tipo de persona que cuando me enfrento a un desafío, suelo asustarme primero y luego miro al miedo a los ojos y me enfrento por completo no sólo para “deshacerme de ellos” sino también para mejorar me como persona.

Cosas importantes no-académicas

Mi perfeccionismo me ha ayudado mucho en este aspecto del doctorado. Antes de viajar a cada conferencia, de hecho algunas veces meses antes, verificaba el lugar exacto donde se realizaría la conferencia o el evento y reservaba el alojamiento y los vuelos con antelación. Sin embargo, esto puede no ser tan simple como parece. Debes considerar verificar las fechas, los nombres y las distancias específicas entre lugares. Esto puede parecer obvio, pero una vez conocí a alguien que se perdió una conferencia porque habían reservado fechas incorrectas. También digo “nombres”, porque el año pasado mientras viajaba al Reino Unido, había dos universidades en la ciudad a la que viajaba y terminé en la incorrecta, a más de 1 hora de distancia en transporte público hasta el lugar donde tenía que ir. Este fue un viaje desastroso. No solo no verifiqué correctamente el nombre de la Universidad, sino que tampoco revisé las reseñas del lugar donde me estaba quedando. Cuando asisto a conferencias y están lejos de casa, algo que es absolutamente importante para mí es tener un lugar donde me sienta más o menos cómoda y que esté cerca de la universidad. Esto no significa un lugar caro. Significa calcular tus opciones y jugar entre los diferentes sitios que tienes disponibles. Considero que booking.com es excelente, ya que la mayoría de las veces se puede pagar a la llegada y la cancelación es gratuita si se cancela con antelación. Airbnb es otra gran opción, sin embargo, la habitación / lugar tiene que ser pagado en su totalidad al reservarlo, y debes tener en cuenta que la mayoría de las veces el baño es compartido o incluso en un edificio diferente (¡no es una sorpresa agradable cuando llegas allí!). Estos son mis dos sitios principales cuando busco alojamiento. Al seleccionar un lugar, voy a TripAdvisor para ver los comentarios. Si la mayoría de ellos son buenos, lo reservo, pero si tiene ni que sea uno realmente malo, no lo hago, independientemente de lo barato que sea. Digo esto porque reservé un lugar una vez, y fue una de las peores experiencias que he tenido en mi vida: ruidoso, ya que estaban limpiando las habitaciones por la noche; mantas sucias, bueno todo sucio e incluso insectos en el baño, algo de pesadilla. No hace falta decir que me quejé y me devolvieron parte de mi dinero, pero el susto se queda dentro.

Mi primera conferencia

Mi primera conferencia fue una gran conferencia internacional en el Reino Unido. Estaba emocionada y realmente, realmente asustada, tanto que sentí que iba a vomitar mientras hablaba. Especialmente porque la mayoría de los otros asistentes eran personas muy “arriba” en el campo y yo pensaba: ¿por qué me van a escuchar? Pero bueno típico pensamiento de estudiante de doctorado de segundo año, supongo. Pero fui: me vestí bien y me puse maquillaje y lápiz de labios rojo brillante o morado – ¡los colores brillantes me dan un impulso de confianza! El primer día fue desalentador, pero después de asistir a la cena de la conferencia, encontré un grupo de otros estudiantes de doctorado, ¡no estoy segura por qué, pero siempre terminamos encontrándonos en estos eventos! Siempre debes asistir a estas cenas o almuerzos, generalmente son una gran oportunidad para “romper el hielo” y la gente, en general, tiende a estar más relajada, creo. De todos modos, volviendo a la conferencia, al día siguiente presentaba y estaba muy nerviosa. Era una clase grande y, aunque los coordinadores eran encantadores y atentos, no me sentía completamente como si perteneciera allí ni siquiera a ese panel. En cualquier caso, me puse de pie después de otros dos oradores y comencé mi charla sobre Remedios Varo y, en medio de todo, el coordinador me interrumpió para ponerme el micro, ya que al parecer no podían oírme …  Sin embargo, para mí, el momento más embarazoso es cuando alguien medio gritó “habla más lento” mientras el coordinador arreglaba el micrófono. Me quería morir. Los pensamientos en mi cabeza decían: “ves que no deberías estar aquí, nadie sabe lo que estás diciendo, lo que dice no tiene ningún sentido …”. Pero dije gracias y no hubo problema y seguí adelante. Al salir, aunque tenía una sensación horrible, me dije: “A partir de ahora voy a hablar más alto y más lentamente”.

Socializar o no socializar

Uno de los mayores desafíos al ir a estos lugares es conocer a gente. Para algunos, es algo natural: llegan a un lugar y de inmediato conocen a alguien. Para otros, es muy difícil. Creo que el estar cansado a veces no ayuda. Lo que diría con respecto a esto es: 1) Trata de averiguar de antemano si puedes quién va a estar allí; 2) ¿Están en Twitter? Si lo están, intenta averiguar que hacen/investigan, y sígue su página para hacerte visible; si no están en Twitter, averigua dónde trabajan y de qué están escribiendo. Conocer estas cosas realmente facilitará la conversación. Después del primer día, la gente está más relajada y las cosas se vuelven más fáciles. Por supuesto, siempre puedes asistir a un evento donde las personas no conectan, o no hay “feeling” o donde hay un grupo de personas que se conocen y te hacen sentir un poco aislado. Pero en general, mi experiencia es que otros académicos son muy amables y que están interesados en la investigación de otros. Al fin y al cabo, todos comenzamos en el mismo lugar. No hay necesidad de sentirse menos que alguien porque tienen 50 publicaciones, o al revés: el hecho de que alguien tenga 50 publicaciones no le da derecho a ser pretencioso o arrogante. Una vez conocí a un académica en una conferencia y parecía muy molesta por compartir la mesa con los estudiantes de doctorado, de hecho, cuando le preguntamos si ella también era estudiante, parecía insultada y dijo: “¡NO! Soy una académica establecida y he publicado esto, y esto y lo otro “. Como respuesta a su actitud, decidí ser muy amable con ella y antes de irse me dijo que acababa de tener un bebé y que estaba pasando por un momento muy difícil en su vida. Incluso nos abrazamos. Así que hasta las personas que pueden no parecer agradables al principio pueden sorprenderte.

Live-Tweeting

Live-Twitting es algo que comencé a hacer, parcialmente inspirada por la increíble Jade Boyd (@JadeEnNuevaYork) y la Dra. Katie Brown. Para aquellos que no estén familiarizados con el “twitteo en vivo”, básicamente es la acción de enviar tweets al mismo tiempo que asistes a una charla o evento. A algunas personas no les gusta o no están de acuerdo con esto porque supongo que sienten que al hacer esto no estamos prestando atención al hablante. No soy una experta en absoluto, puedes encontrar más información aquí, pero lo que he notado del twitteo en vivo personalmente es que me permite prestar toda la atención al hablante ya que tengo que obtener la información correcta para después publicarla. También es una forma de promover la investigación de otras personas, así como permitir que las personas que no asisten a las conferencias sigan lo que está sucediendo en vivo. Como siempre, no hay una forma correcta o incorrecta de hacer las cosas, pero debemos hacer lo que nos funcione a cada uno de nosotros.

Cosas para recordar:

  1. Sonríe y respira.

  2. Planea todo con antelación.

  3. Verifica el lugar, los nombres y las distancias.

  4. No hay errores, solo oportunidades de aprender y mejorar.

  5. Si estás abrumado, recuerd que todo está bien, que también mereces estar allí, aunque algunas personas puedan mirarte como no deberías. Por lo general, estas personas están descontentas y frustradas con sus vidas y trabajos y solo debes sentir pena por su infelicidad.

  6. Lleva “picoteo” y agua en caso de que las presentaciones / charlas tarden más de lo que crees. No hay nada peor como estar hambriento o sediento por horas.

  7. Si vas a presentar, envía el PPT a tu correo electrónico y al correo electrónico del organizador de antemano en caso de que se te olvide o lo pierdas (¡esto también me pasó a mí!).

  8. Live-tweet si te sientes cómodo  y si te ayuda de alguna manera a estar más “al loro” de lo que pasa.

Si quieres compartir tus propias experiencias, me encantaría leerlas. Recuerda: siempre sé amable contigo y con los demás.